Knjižnica, ki ima bibliobus/bibliokombi, podatke o gradivu, uporabnikih in izposoji ter obisku šteje samo za tiste občine, ki jih pokriva (npr. Maribor). Ostale knjižnice (npr. Lenart, Slovenska Bistrica itd.) dobijo podatke za svoje občine v knjižnici, kjer ima bibliobus/bibliokombi sedež (npr. Mariborska knjižnica) in jih vključijo v svoje Poročilo o delu knjižnice.
Podatke o zalogi, prirastu in odpisu pridobimo s pomočjo izpisov Z-BibSiSt v sistemu COBISS3. Prav tako so na podlagi teh izpisov narejeni zajemi podatkov iz lokalnih baz knjižnic, zato jih uporabljamo tudi za preverjanje pravilnosti že izpolnjenih podatkov. Izpise lahko pripravimo v segmentu Izpisi, Sistemske definicije, BibSiSt (NUK). Izberemo ustrezno vrsto knjižnice in pripravimo izpise. Če imamo enote gradiva, ki jih ni bilo možno uvrstiti pod knjižno niti pod neknjižno gradivo, se razvrstijo pod drugače razporejeno gradivo. Seznam takšnega gradiva se nahaja na dnu izpisa in nam je v pomoč, da takšne enote identificiramo in odpravimo nepravilnosti. Ob ponovni pripravi izpisa, se bodo razvrstile v ustrezno kategorijo.
Glede na vrsto knjižnice pripravimo ustrezne izpise:
Razvrstitve, ki so upoštevane v izpisih Z-BibSiSt so natančno definirane v dodatku F.5 priročnika COBISS3/Zaloga.
Že inventariziran fond ni prirast. Če gradivo še ni bilo inventarizirano in knjižnica ne pozna načina pridobitve tega gradiva, ga štejemo kot dar. Gradivo, ki je bilo pridobljeno kot lastna izdaja knjižnice, preko članarin v različnih združenjih ali v sklopu kotizacije, štejemo kot nakup ali dar, v odvisnosti od namenskosti porabljenih sredstev.
Zamena pomeni pridobivanje gradiva z izmenjavo publikacij med knjižnicami, ne pa gradiva s katerim nadomestimo izgubljeno, poškodovano ali ukradeno gradivo.
Pri prirastu serijskih publikacij štejemo serijske publikacije, ki jih je knjižnica dejansko prejela, pri tekoče naročenih serijskih publikacijah pa štejemo vse serijske publikacije, ki so naročene, tudi če v tistem letu niso prispele v knjižnico.
Za namen tega vprašalnika elektronskih virov, ki so prosto dostopni na medmrežju ne štejemo, tudi če jih je knjižnica katalogizirala. Programske opreme, ki podpira dejavnosti knjižnice oziroma jo uporabljajo delavci knjižnice pri svojem delu (npr. Word, Excel in podobno), za namen tega vprašalnika ne štejemo.
Sveže podatke za poročevalsko leto o enotah znotraj podatkovnih zbirk knjižnica poročevalka dobi praviloma v licenčni pogodbi.
Elektronske vire, ki so bili naročeni v letu X, dostopni pa bodo/so šele v letu X+1 navedemo v poglavju Elektronski viri, ko so elektronski viri dejansko dostopni (X+1). V poglavju Prihodki in odhodki knjižnice, pa v letu, ko smo jih plačali (X).
Pri zunanjem financiranju gre za elektronske vire, za katere je treba pridobiti pravico do uporabe, vendar te ni zagotovila knjižnica sama ali v sodelovanju z drugimi, ampak je to pravico pridobila druga ustanova praviloma za večje število knjižnic. Zanje knjižnica ni prispevala finančnih sredstev, prav tako njene naročnine niso pogoj za pristop h konzorciju. To so pogosto elektronski viri, ki jih na podlagi licenčne pogodbe, zagotavljajo v glavnem nosilci konzorcijev: npr. CTK, NUK ali IZUM.
V tabeli Elektronski viri pridobljeni z obveznim izvodom se kot elektronske serijske publikacije navajajo le izvorno digitalne in že objavljene publikacije. Pri elektronskih serijskih publikacijah pridobljenih z obveznim izvodom štejemo tiste serijske publikacije, ki imajo dodeljeno ISSN številko za elektronsko izdajo. Primer elektronske serijske publikacije, ki jo merimo je revija Knjižnica. Podatke o elektronskih virih, ki se nanašajo na obvezni izvod po zakonu, izpolnjuje le Narodna in univerzitetna knjižnica.
Za namen tega vprašalnika je enota štetja v poglavju Digitalizirano gradivo knjižnice pri serijskih publikacijah letnik, ne glede na popolnost letnika.
Pri gradnji lastnih podatkovnih zbirk štejemo podatkovne zbirke, ne pa posameznih digitalnih dokumentov. Podatkovna zbirka je definirana kot zbirka podatkov ali zapisov, shranjenih v elektronski obliki, skupaj s programsko opremo za poizvedovanje po teh podatkih in njihovo upravljanje. Podatki ali zapisi so navadno zbrani z določenim namenom in so povezani z določeno temo. Zbirki, ki jo samostojno kreiramo, damo običajno tudi ime. Podatkovna zbirka je lahko na podatkovnem nosilcu (cederom, trdi disk itd.) ali drugače neposredno dostopna, lahko pa je dostopna prek interneta.
Primeri štetja podatkovnih zbirk, ki jih gradi knjižnica:
Podatke o elektronskih virih za letna poročila, ki jih upravlja NUK v okviru dejavnosti COSEC najdete na njihovi spletni strani.
Če podatkovne zbirke vsebujejo elektronske knjige, elektronske serijske publikacije in druge digitalne dokumente, se ti še dodatno navedejo (npr. 1 podatkovna zbirka in 120 elektronskih časopisov).
Primer navajanja elektronskih knjig:
Primer navajanja elektronskih serijskih publikacij:
Primer navajanja drugih digitalnih dokumentov:
Če ima knjižnica na skupnem uporabniškem vmesniku možnost samostojne izbire nakupa naslovov elektronskih knjig, elektronskih serijskih publikacij in drugih digitalnih dokumentov, se skupni uporabniški vmesnik, ki zagotavlja dostop do teh virov, ne navaja posebej kot podatkovna zbirka. Če je na skupnem uporabniškem vmesniku nameščeno več podatkovnih zbirk, štejemo vsako posebej.
Primeri štetja elektronskih virov:
Za namen izpolnjevanja tega vprašalnika pridobimo podatke o aktivnih članih iz sistema COBISS3/Izposoja iz razvrstitev po kategoriji člana.
Knjižnice, ki za potrebe vprašalnika BibSiSt uporabljajo polje »Skupina članov« v zavihku »Članstvo« in imajo ustvarjen lokalni šifrant (CODE 328), ki ustreza postavkam v vprašalniku, lahko uporabijo tudi razvrstitev glede na skupino članov.
PRIPRAVA PODATKOV O ČLANIH IN IZPOSOJI GRADIVA S POMOČJO IZPISOV COBISS3
Podatke o članih in izposojenem gradivu pripravimo s pomočjo posebnih izpisov v sistemu COBISS3.
Definicije razvrstitev za statistike za področje izposoje, ki ustrezajo podatkom iz vprašalnika BibSiSt so predstavljene na povezavi.
Tipični teden pomeni obdobje, ko v knjižnici merimo določene pojave, npr. obisk ali posredovanje referenčnih informacij, ki bi jih bilo sicer prezahtevno meriti skozi celo leto. V tipičnem tednu je število obiskovalcev oziroma posredovanih referenčnih informacij na povprečni ravni glede na celotno leto. Na podlagi opravljenih meritev (štetja) v tipičnem tednu podamo utemeljeno oceno vrednosti podatka na letni ravni.
TIPIČNI TEDEN IN PROGRAMSKO OKOLJE COBISS3
Podatke o tipičnem delovnem tednu pridobimo tako, da izberemo razred Neprosto gradivo in nato metodo Razred, Določitev tipičnega delovnega tedna. Odpre se okno Določitev tipičnega delovnega tedna, kamor vnesemo poročevalsko leto.
Za tipični teden izberemo tistega, v katerem število obiskov (ali transakcij v izposoji) najmanj odstopa od povprečnega števila obiskov (oz. transakcij). Pri tem upoštevamo vse tedne, ne samo polne. Dobljen rezultat pomnožimo z 52 (tedni) oziroma 38 (tedni) v primeru šolske knjižnice, s čimer se podatek aplicira na celo leto.
Navajamo samo obisk razstav, ki smo ga namensko šteli. Če obiska nismo namensko šteli, vpišemo pomišljaj in razloge pojasnimo v opombah.
Kot novo izposojo moramo šteti tudi vsako podaljšanje izposoje preko računalniškega kataloga ali telefona. Štejemo število inventarnih enot izposojenega gradiva.
Pri izposoji štejemo izposojo serijskih publikacij v tiskani obliki kot izposojo knjižnega gradiva, izposojo serijskih publikacij na drugih fizičnih nosilcih pa kot izposojo neknjižnega gradiva (npr. DVD, mikrofilm itd.). Pri izposoji serijskih publikacij kot fizično enoto štejemo vsako samostojno uporabljivo enoto gradiva, ne glede na njen obseg.
Kroženje revij v knjižnici štejemo kot izposojo na dom oziroma na delovno mesto. Štejemo število evidentiranih izposoj.
Podatke o članih in izposojenem gradivu pripravimo s pomočjo posebnih izpisov v sistemu COBISS3.
V izpisu I-BibSiSt-32 se gradivo razvršča na leposlovje in stroko po naslednjih kriterijih:
Ostale definicije razvrstitev za statistike za področje izposoje, ki ustrezajo podatkom iz vprašalnika BibSiSt so predstavljene na povezavi.
V skladu s standardom ISO 2789 in COUNTER Code of practice 5 navajamo kot število vpogledov (prevzemov) v vsebinske enote podatke iz poročil o »Unique_Item_Request«.
Podatke o uporabi elektronskih virov za letna poročila, ki jih upravlja NUK v okviru dejavnosti COSEC najdete na povezavi.
Kot število vpogledov (prevzemov) za vir PressReader navedemo seštevek prevzetih člankov in prevzetih številk serijskih publikacij iz poročil o uporabi (seštevek podatkov iz poročil »Articles read« in »Issues read«).
Pri navajanju podatkov o prevzemih oziroma izposoji iz poročil o uporabi za elektronske vire EBSCO eBook (Academic) Collection, eBook Public Library Collection in eBook Business Collection navedemo kot število prevzemov podatek v stolpcu "eBook Requests Text" v Online Views, kot število izposoj pa podatek v stolpcu "eBook Offline/Download" v Full Downloads.
Pri nekaterih uporabniških vmesnikih lahko uporabnik po poteku roka omejitve uporabe neke elektronske knjige za druge uporabnike knjižnice preneseno datoteko z elektronsko knjigo uporablja časovno neomejeno (npr. Media Library Online – t. i. »social DRM«). V takih primerih uporabe ne štejemo kot izposojo elektronske knjige, ampak kot vpogled (prevzem).
Pri uporabi elektronskih virov, dostopnih na daljavo, ki jih knjižnica gradi v sodelovanju z drugimi ustanovami vsaka knjižnica navaja uporabo za zapise, ki jih je knjižnica prispevala v skupen elektronski vir. Če knjižnice tega podatka nimajo, uporabo navede samo ena knjižnica in sicer v dogovoru s sodelujočimi ustanovami.
Pri štetju ur izobraževanja upoštevamo 60 minut trajanja izobraževanja.
Za pridobivanje podatkov o bibliografijah raziskovalcev uporabimo spodnje iskalne parametre.
KREIRANJE ZAPISOV:
REDIGIRANJE ZAPISOV:
Primeri:
Članki cr=NTFOT* and dm=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=1*
Monografije cr=NTFOT* and dm=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=2*
Izvedena dela cr=NTFOT* and dm=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=3*
Članki re=NTFOT* and dr=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=1*
Monografije re=NTFOT* and dr=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=2*
Izvedena dela re=NTFOT* and dr=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=3*
V kolikor knjižnica vnaša in ureja zapise za potrebe bibliografij raziskovalcev za več ustanov, naj iskalni parameter fc= izpusti. Praviloma se upoštevajo rezultati kot odraz iskanja v lokalni bazi podatkov knjižnice.
Opomba glede podatkov, pridobljenih s strani IZUM-a: zaradi raznovrstnih specifik knjižnic glede števila ustanov, za katere pripravljajo bibliografije, pri zajemu podatkov ni upoštevan parameter fc=.
Pozivamo knjižnice, ki vnašajo in urejajo zapise za bibliografije samo za svojo ustanovo, da uporabijo zgornje parametre pri čemer upoštevajo tudi parameter fc= in predizpolnjene podatke v vprašalniku ustrezno popravijo.
Podatek o številu bibliografskih zapisov v lokalnih bazah v sistemu COBISS.SI pridobimo iz letnih statistik, ki jih pripravlja IZUM. Podrobnejše informacije o bibliografskih zapisih in podatkih o zalogi najdete na COBISS.SI - Kazalci rasti.
Če imamo bibliografske zapise za gradivo (tudi) v drugih računalniških ali listkovnih katalogih, posebej navedemo število le-teh, pri čemer štejemo bibliografski zapis za isto gradivo samo enkrat, kljub temu, da ga imamo v več katalogih.
Za namen tega vprašalnika ločimo, glede na vir financiranja:
Javni zavodi, ki poleg knjižnične dejavnosti po Zakonu o knjižničarstvu opravljajo tudi druge vrste dejavnosti (npr. muzej, galerija, kulturni dom), ne poročajo za vse dejavnosti, ampak le v sorazmernem deležu za knjižnično dejavnost. Sem štejemo vodarino, zavarovanje objektov, vzdrževanje vozil, tekoče vzdrževanje opreme itd.
Za namen tega vprašalnika delimo odhodke knjižnice na:
V ločeni tabeli Sredstva, porabljena za informacijske vire in izobraževanje prikazujemo podatke, ki smo jih že upoštevali v tabeli Odhodki knjižnice.
