Knjižnica, ki ima bibliobus/bibliokombi, podatke o gradivu, uporabnikih in izposoji ter obisku šteje samo za tiste občine, ki jih pokriva (npr. Maribor). Ostale knjižnice (npr. Lenart, Slovenska Bistrica itd.) dobijo podatke za svoje občine v knjižnici, kjer ima bibliobus/bibliokombi sedež (npr. Mariborska knjižnica) in jih vključijo v svoje Poročilo o delu knjižnice.
Podatke o zalogi, prirastu in odpisu pridobimo s pomočjo izpisov Z-BibSiSt v sistemu COBISS3. Prav tako so na podlagi teh izpisov narejeni zajemi podatkov iz lokalnih baz knjižnic, zato jih uporabljamo tudi za preverjanje pravilnosti že izpolnjenih podatkov. Izpise lahko pripravimo v segmentu Izpisi, Sistemske definicije, BibSiSt (NUK). Izberemo ustrezno vrsto knjižnice in pripravimo izpise. Če imamo enote gradiva, ki jih ni bilo možno uvrstiti pod knjižno niti pod neknjižno gradivo, se razvrstijo pod drugače razporejeno gradivo. Seznam takšnega gradiva se nahaja na dnu izpisa in nam je v pomoč, da takšne enote identificiramo in odpravimo nepravilnosti. Ob ponovni pripravi izpisa, se bodo razvrstile v ustrezno kategorijo.
Glede na vrsto knjižnice pripravimo ustrezne izpise:
Razvrstitve, ki so upoštevane v izpisih Z-BibSiSt so natančno definirane v dodatku F.5 priročnika COBISS3/Zaloga.
Že inventariziran fond ni prirast. Če gradivo še ni bilo inventarizirano in knjižnica ne pozna načina pridobitve tega gradiva, ga štejemo kot dar. Gradivo, ki je bilo pridobljeno kot lastna izdaja knjižnice, preko članarin v različnih združenjih ali v sklopu kotizacije, štejemo kot nakup ali dar, v odvisnosti od namenskosti porabljenih sredstev.
Zamena pomeni pridobivanje gradiva z izmenjavo publikacij med knjižnicami, ne pa gradiva s katerim nadomestimo izgubljeno, poškodovano ali ukradeno gradivo.
Pri prirastu serijskih publikacij štejemo serijske publikacije, ki jih je knjižnica dejansko prejela, pri tekoče naročenih serijskih publikacijah pa štejemo vse serijske publikacije, ki so naročene, tudi če v tistem letu niso prispele v knjižnico.
Za namen tega vprašalnika elektronskih virov, ki so prosto dostopni na medmrežju ne štejemo, tudi če jih je knjižnica katalogizirala. Programske opreme, ki podpira dejavnosti knjižnice oziroma jo uporabljajo delavci knjižnice pri svojem delu (npr. Word, Excel in podobno), za namen tega vprašalnika ne štejemo.
Sveže podatke za poročevalsko leto o enotah znotraj podatkovnih zbirk knjižnica poročevalka dobi praviloma v licenčni pogodbi.
Elektronske vire, ki so bili naročeni v letu X, dostopni pa bodo/so šele v letu X+1 navedemo v poglavju Elektronski viri, ko so elektronski viri dejansko dostopni (X+1). V poglavju Prihodki in odhodki knjižnice, pa v letu, ko smo jih plačali (X).
Pri samostojnem financiranju gre za e-vire, za katere je treba pridobiti pravico do uporabe in je te zagotovila knjižnica sama (vir je lahko dostopen tudi za druge knjižnice; v tem primeru (te) druge knjižnice, ki so na tak način pridobile pravico do uporabe tak vir navedejo pod zunanje financiranje).
Pri financiranju v sodelovanju z drugimi knjižnicami oz. organizacijami gre za vire, za katere je treba pridobiti pravico do uporabe in je te zagotovila knjižnica v sodelovanju z drugimi knjižnicami oz. organizacijami. Gre za t.i. konzorcijski nakup, kjer knjižnica zagotavlja del sredstev dostopa v obliki konzorcijskega prispevka ali pa v obliki ohranjanja naročnin, ki so pogoj za konzorcij.
Pri zunanjem financiranju gre za elektronske vire, za katere je treba pridobiti pravico do uporabe, vendar te ni zagotovila knjižnica sama ali v sodelovanju z drugimi, ampak je to pravico pridobila druga ustanova praviloma za večje število knjižnic. Zanje knjižnica ni prispevala finančnih sredstev, prav tako njene naročnine niso pogoj za pristop h konzorciju. To so pogosto elektronski viri, ki jih na podlagi licenčne pogodbe, zagotavljajo v glavnem nosilci konzorcijev: npr. CTK, NUK ali IZUM.
V tabeli Elektronski viri pridobljeni z obveznim izvodom se kot elektronske serijske publikacije navajajo le izvorno digitalne in že objavljene publikacije. Pri elektronskih serijskih publikacijah pridobljenih z obveznim izvodom štejemo tiste serijske publikacije, ki imajo dodeljeno ISSN številko za elektronsko izdajo. Primer elektronske serijske publikacije, ki jo merimo je revija Knjižnica (https://knjiznica.zbds-zveza.si/knjiznica). Podatke o elektronskih virih, ki se nanašajo na obvezni izvod po zakonu, izpolnjuje le Narodna in univerzitetna knjižnica.
Pri gradnji lastnih podatkovnih zbirk štejemo podatkovne zbirke, ne pa posameznih digitalnih dokumentov. Podatkovna zbirka je definirana kot zbirka podatkov ali zapisov, shranjenih v elektronski obliki, skupaj s programsko opremo za poizvedovanje po teh podatkih in njihovo upravljanje. Podatki ali zapisi so navadno zbrani z določenim namenom in so povezani z določeno temo. Zbirki, ki jo samostojno kreiramo, damo običajno tudi ime. Podatkovna zbirka je lahko na podatkovnem nosilcu (cederom, trdi disk itd.) ali drugače neposredno dostopna, lahko pa je dostopna prek interneta.
Primeri štetja podatkovnih zbirk, ki jih gradi knjižnica:
• če npr. knjižnica gradi podatkovno zbirko diplomskih nalog, bo v rubriko »podatkovne zbirke, ki jih gradi knjižnica« napisala številko 1, v rubriko »e-knjige: diplomske,…« pa število diplom v tej podatkovni zbirki;
• repozitorij navajamo kot podatkovno zbirko, ki jo gradi knjižnica;
• kataloga knjižnice v elektronski obliki ne štejemo kot podatkovno zbirko, ki jo gradi knjižnica.
Za poročanje o zbirki dLib najdemo število zapisov v zbirki na dan 31. 12. 2024 in prirast zapisov v letu 2024 na povezavi http://www.dlib.si/Statistics2024.aspx.
Podatke o številu vpogledov v gradivo, ki ga je posamezna knjižnica v poročevalskem letu prispevala v dLib lahko knjižnica dobi na namenskem portalu eStatistika, https://statistika.dlib.si/Login.aspx, ki omogoča statistično spremljanje uporabe njenega gradiva. Če dostopa knjižnica še nima, mora izpolniti naslednji obrazec, https://www.dlib.si/statisticsform.aspxter ter počakati na sporočilo in odobritev s strani administratorja.
Za namen tega vprašalnika je enota štetja v poglavju Elektronski viri, nastali z digitalizacijo lastnega gradiva knjižnice pri serijskih publikacijah letnik, ne glede na popolnost letnika.
Podatke o elektronskih virih za letna poročila, ki jih upravlja NUK v okviru dejavnosti COSEC najdete na https://cosec.nuk.uni- lj.si/sl/storitve/podatki-za-letna-porocila/.
Če podatkovne zbirke vsebujejo elektronske knjige (tudi zvočne knjige), elektronske serijske publikacije in druge digitalne dokumente (zvočni posnetki, video posnetki, ipd.), se ti še dodatno navedejo (npr. 1 podatkovna zbirka in 120 elektronskih časopisov).
• Primer navajanja elektronskih knjig: eBook Academic Collection: 1 podatkovna zbirka, 160.000 e-knjig.
• Primer navajanja elektronskih serijskih publikacij: SAGE Premier: 1 podatkovna zbirka, 824 elektronskih serijskih publikacij.
• Primer navajanja drugih digitalnih dokumentov: Naxos Music Library World: 1 podatkovna zbirka, 105.000 drugih digitalnih dokumentov (zvočnih posnetkov).
Pri zbirkah, ki so v celoti (brez ostanka) sestavljene iz podzbirk, navajamo zgolj število podzbirk in ne upoštevamo krovne zbirke.
• Primera navajanja takšnega e-vira: zbirka Linguistics and Language Behavior Collection: upoštevamo le 2 podzbirki (Linguistics and Language Behavior Abstracts in Linguistics Database); zbirka Library and Information Science Collection: navajamo le 2 podzbirki (Library and Information Science Abstracts in Library Science Database).
Če ima knjižnica na skupnem uporabniškem vmesniku možnost samostojne izbire nakupa naslovov elektronskih knjig, elektronskih serijskih publikacij in drugih digitalnih dokumentov, skupni uporabniški vmesnik, ki zagotavlja dostop do teh virov, navajamo posebej kot podatkovno zbirko.
• Primeri navajanja takšnega e-vira: sistem Biblos, aplikacija Audibook, Platforma COBISS ELA: navajamo kot 1 podatkovno zbirko, navedemo pa tudi število naslovov elektronskih knjig (e-knjig in zvočnih knjig), ki jih je knjižnica pridobila; Bazo slovenskih filmov navajamo kot 1 podatkovno zbirko, navedemo pa tudi število drugih digitalnih dokumentov (filmov).
Če je na skupnem uporabniškem vmesniku nameščeno več podatkovnih zbirk, štejemo vsako posebej.
• Primeri štetja elektronskih virov: uporabniški vmesnik EBSCOHOST: vsako podatkovno zbirko, do katere imajo uporabniki knjižnice dostop, štejemo ločeno (npr. Academic Search Complete, Business Source Elite, GreenFILE, LISTA - Library, Information Science & Technology Abstracts). Nabor dostopnih podatkovnih zbirk se lahko med knjižnicami razlikuje; založnik American Psychological Association (APA): vsako podatkovno zbirko, do katere imajo uporabniki knjižnice dostop, štejemo ločeno (PsycArticles, PsycBooks, PsycINFO); založnik Taylor & Francis: vsako podatkovno zbirko, do katere imajo uporabniki knjižnice dostop, štejemo ločeno (Social Sciences and Humanities Library – SSH Library, Science and Technology Library – ST Library, Medical Library – MED Library); Web of Science: vsako podatkovno zbirko, do katere imajo uporabniki knjižnice dostop, štejemo ločeno (Science Citation Index Expanded (SCI- EXPANDED), Social Sciences Citation Index (SSCI), Arts & Humanities Citation Index (A&HCI), Index Chemicus (IC), BIOSIS Citation Index itd.); IUS INFO, TAX-FIN-LEX, GVIN, SCOPUS, Kamra, dLib in Dobreknjige.si: navajamo kot eno podatkovno zbirko.
Za namen izpolnjevanja tega vprašalnika pridobimo podatke o aktivnih članih iz sistema COBISS3/Izposoja iz razvrstitev po kategoriji člana.
Knjižnice, ki za potrebe vprašalnika BibSiSt uporabljajo polje »Skupina članov« v zavihku »Članstvo« in imajo ustvarjen lokalni šifrant (CODE 328), ki ustreza postavkam v vprašalniku, lahko uporabijo tudi razvrstitev glede na skupino članov.
PRIPRAVA PODATKOV O ČLANIH IN IZPOSOJI GRADIVA S POMOČJO IZPISOV COBISS3
Podatke o članih in izposojenem gradivu pripravimo s pomočjo posebnih izpisov v sistemu COBISS3.
Definicije razvrstitev za statistike za področje izposoje, ki ustrezajo podatkom iz vprašalnika BibSiSt so predstavljene na povezavi.
Tipični teden pomeni obdobje, ko v knjižnici merimo določene pojave, npr. obisk ali posredovanje referenčnih informacij, ki bi jih bilo sicer prezahtevno meriti skozi celo leto. V tipičnem tednu je število obiskovalcev oziroma posredovanih referenčnih informacij na povprečni ravni glede na celotno leto. Na podlagi opravljenih meritev (štetja) v tipičnem tednu podamo utemeljeno oceno vrednosti podatka na letni ravni.
TIPIČNI TEDEN IN PROGRAMSKO OKOLJE COBISS3
Podatke o tipičnem delovnem tednu pridobimo tako, da izberemo razred Neprosto gradivo in nato metodo Razred, Določitev tipičnega delovnega tedna. Odpre se okno Določitev tipičnega delovnega tedna, kamor vnesemo poročevalsko leto.
Za tipični teden izberemo tistega, v katerem število obiskov (ali transakcij v izposoji) najmanj odstopa od povprečnega števila obiskov (oz. transakcij). Pri tem upoštevamo vse tedne, ne samo polne. Dobljen rezultat pomnožimo z 52 (tedni) oziroma 38 (tedni) v primeru šolske knjižnice, s čimer se podatek aplicira na celo leto.
Navajamo samo obisk razstav, ki smo ga namensko šteli. Če obiska nismo namensko šteli, vpišemo pomišljaj in razloge pojasnimo v opombah.
Kot novo izposojo moramo šteti tudi vsako podaljšanje izposoje preko računalniškega kataloga ali telefona. Štejemo število inventarnih enot izposojenega gradiva.
Pri izposoji štejemo izposojo serijskih publikacij v tiskani obliki kot izposojo knjižnega gradiva, izposojo serijskih publikacij na drugih fizičnih nosilcih pa kot izposojo neknjižnega gradiva (npr. DVD, mikrofilm itd.). Pri izposoji serijskih publikacij kot fizično enoto štejemo vsako samostojno uporabljivo enoto gradiva, ne glede na njen obseg.
Kroženje revij v knjižnici štejemo kot izposojo na dom oziroma na delovno mesto. Štejemo število evidentiranih izposoj.
Podatke o članih in izposojenem gradivu pripravimo s pomočjo posebnih izpisov v sistemu COBISS3.
V izpisu I-BibSiSt-32 se gradivo razvršča na leposlovje in stroko po naslednjih kriterijih:
Ostale definicije razvrstitev za statistike za področje izposoje, ki ustrezajo podatkom iz vprašalnika BibSiSt so predstavljene na povezavi.
Navajamo podatke o uporabi za t.i. oddaljeni dostop oz. remote access, kakor tudi dostop iz prostorov knjižnice.
Knjižnica navaja ločeno podatke za elektronske vire, ki so dostopni samo zanjo oziroma zanjo obstaja ločen profil za dostop (npr. Biblos, Audibook, PressReader ipd.), in za vire, ki so dostopni za več knjižnic oz. obstaja skupni profil za več institucij (npr. Sage Journals, zbirke EBSCO ipd.).
V primeru samostojno naročenega elektronskega vira dostopamo do podatkov o njegovi uporabi preko pripadajočega administratorskega vmesnika. Če imamo pri tem težave, se lahko obrnemo na založnika.
Podatke o uporabi, ki se beležijo na skupnem profilu pridobimo pri knjižnici z administratorskim dostopom do skupnega profila (npr. knjižnice univerz ali splošne knjižnice, če imajo skupni profil za celotno območje).
Podatke o uporabi elektronskih virov, dostopnih v okviru konzorcija, dobimo pri nosilcu konzorcija. Letna poročila o uporabi elektronskih virov, ki jih upravlja NUK v okviru dejavnosti COSEC najdemo na https://cosec.nuk.uni-lj.si/sl/storitve/counter/.
Knjižnica navaja ločeno podatke o uporabi elektronskih virov, kjer so dostopna pretežno celotna besedila in kjer celotna besedila niso dostopna.
Pri virih, kjer so dostopna pretežno celotna besedila (bistvo vira je dostop do celotnih besedil), navajamo število (seštevek) vpogledov, prevzemov in izposoj celotnih besedil (e-serijskih publikacij, e-knjig in drugih digitalnih dokumentov). Kjer je mogoče, upoštevamo statistiko v skladu s COUNTER Release 5.1, kjer pa to ni mogoče uporabimo temu najbolj podobne dostopne podatke. (Če vir podpira zgolj statistiko v formatu COUNTER Release 4 navajamo samo »Reporting period PDF« oz. prenos celotnih besedil v PDF.)
Pri e-serijskih publikacijah je enota (1) izposoja ali vpogled ali prevzem članka na določeno sejo (glej definicijo Dostop (seja)). V formatu COUNTER 5.1 je to metrika »Unique_Item_Request«. Primeri: Elsevier, Taylor & Francis, EBSCO Academic Search Complete itd. Izjema je PressReader, kjer navedemo število vpogledanih številk serijskih publikacij iz poročil o uporabi (»Issues read«).
Pri e-knjigah je enota (1) izposoja ali vpogled ali prevzem naslova (t.j. monografske publikacije, npr. knjige) na določeno sejo. V formatu COUNTER 5.1 je to metrika »Unique_Title_Request«. Primeri: De Gruyter eBooks, EBSCO eBooks Academic Collection, Biblos, Platforma COBISS ELA, Audibook.
Pri drugih digitalnih dokumentih je enota (1) izposoja ali vpogled ali prevzem naslova (npr. video ali avdio posnetka koncerta) na določeno sejo. V formatu COUNTER 5.1 je to metrika »Unique_Title_Request«. Primeri: Naxos Music Library, Naxos Video Library, Baza slovenskih filmov.
Pri enciklopedičnih virih je enota (1) vpogled ali prevzem enciklopedičnega članka na določeno sejo. V formatu COUNTER 5.1 je praviloma to metrika »Unique_Title_Request«, nekateri ponudniki uporabljajo tudi metriko »Unique_Item_Investigations«. Primeri: Britannica, Oxford Art Online, MGG Online, Artists of the World Online, ERIC
Pri virih, kjer celotna besedila niso dostopna (ali bistvo vira ni v celotnih besedilih, temveč v bibliografskih ali referenčnih podatkih), navajamo število vpogledov v metapodatke na določeno sejo (bibliografske, referenčne podatke, slovarska gesla). Kjer je mogoče, upoštevamo statistiko v skladu s COUNTER Release 5.1, in sicer metriko »Unique_Item_Investigations«, kjer pa to ni mogoče uporabimo temu najbolj podobne dostopne podatke. (Če vir podpira zgolj statistiko v formatu COUNTER Release 4 se navaja samo »Record Views«.) Primeri: EBSCO LISTA, GreenFile, MEDLINE, RILM Abstracts of Music Literature, GVIN, Sociological Abstracts, PsycInfo, Ulrich's Web.
Opomba: Podatek Unique_Item_Investigations najdemo tudi pri zbirkah, v katerih lahko dostopamo do celotnih besedil, vendar za zbirke, katerih bistvo so celotna besedila, tega podatka ne navajamo.
Pri uporabi elektronskih virov, dostopnih na daljavo, ki jih knjižnica gradi v sodelovanju z drugimi ustanovami (poglavje 3.2.6) vsaka knjižnica navaja uporabo za zapise, ki jih je knjižnica prispevala v skupen elektronski vir. Če knjižnice tega podatka nimajo, uporabo navede samo ena knjižnica in sicer v dogovoru s sodelujočimi ustanovami.
Pri štetju ur izobraževanja upoštevamo 60 minut trajanja izobraževanja.
Za pridobivanje podatkov o bibliografijah raziskovalcev uporabimo spodnje iskalne parametre.
KREIRANJE ZAPISOV:
REDIGIRANJE ZAPISOV:
Primeri:
Članki cr=NTFOT* and dm=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=1*
Monografije cr=NTFOT* and dm=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=2*
Izvedena dela cr=NTFOT* and dm=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=3*
Članki re=NTFOT* and dr=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=1*
Monografije re=NTFOT* and dr=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=2*
Izvedena dela re=NTFOT* and dr=20220101:20221231 and fc=3-116.02 and td=3*
V kolikor knjižnica vnaša in ureja zapise za potrebe bibliografij raziskovalcev za več ustanov, naj iskalni parameter fc= izpusti. Praviloma se upoštevajo rezultati kot odraz iskanja v lokalni bazi podatkov knjižnice.
Opomba glede podatkov, pridobljenih s strani IZUM-a: zaradi raznovrstnih specifik knjižnic glede števila ustanov, za katere pripravljajo bibliografije, pri zajemu podatkov ni upoštevan parameter fc=.
Pozivamo knjižnice, ki vnašajo in urejajo zapise za bibliografije samo za svojo ustanovo, da uporabijo zgornje parametre pri čemer upoštevajo tudi parameter fc= in predizpolnjene podatke v vprašalniku ustrezno popravijo.
Podatek o številu bibliografskih zapisov v lokalnih bazah v sistemu COBISS.SI pridobimo iz letnih statistik, ki jih pripravlja IZUM. Podrobnejše informacije o bibliografskih zapisih in podatkih o zalogi najdete na COBISS.SI - Kazalci rasti.
Če imamo bibliografske zapise za gradivo (tudi) v drugih računalniških ali listkovnih katalogih, posebej navedemo število le-teh, pri čemer štejemo bibliografski zapis za isto gradivo samo enkrat, kljub temu, da ga imamo v več katalogih.
Za namen tega vprašalnika ločimo, glede na vir financiranja:
Javni zavodi, ki poleg knjižnične dejavnosti po Zakonu o knjižničarstvu opravljajo tudi druge vrste dejavnosti (npr. muzej, galerija, kulturni dom), ne poročajo za vse dejavnosti, ampak le v sorazmernem deležu za knjižnično dejavnost. Sem štejemo vodarino, zavarovanje objektov, vzdrževanje vozil, tekoče vzdrževanje opreme itd.
Za namen tega vprašalnika delimo odhodke knjižnice na:
V ločeni tabeli Sredstva, porabljena za informacijske vire in izobraževanje prikazujemo podatke, ki smo jih že upoštevali v tabeli Odhodki knjižnice.
